LE TRAITEMENT DES FACTURES

II. Mon Thème : le Traitement des Factures

* Engagement de la dépense :

L’engagement se formalise par l’établissement d’un bon de commande pour les dépenses courantes.
Dans le cas du centre culturel Yves Montant qui loue un film il est dans l’obligation de saisir un bon de commande qu’il enregistre sur le logiciel Astre. Une fois saisie sur astre le bon de commande subie une succession de visas électronique a l’intérieur de chaque direction pour se retrouver sur la grille d’attente de contrôle au service finance qui contrôle les informations comme : * L’imputation comptable * La nomenclature * La désignation
Les bons de commande jusqu’alors dématérialisés sont imprimés.
Une fois les bons de commande imprimés on les trie par service puis. La feuille de saisie des visas des bons de commande est agrafée devant les bons de commande correspondants par service afin d’être signer par :
Le chef du service des Finances
Le Directeur Général Adjoint aux Finances/Marchés Publics/Informatique
Le Directeur Général des Services
Le 1er Adjoint aux Finances
Les bons de commande désormais en format papier doivent êtres visés, quant à eux, par :
Le 1er Adjoint aux Finances
Une fois signé, le bon de commande retourne au service demandeur qui peut procéder à la passation de commande des marchandises ou des services au fournisseur.

* Enregistrement des Factures Suite à l’envoi du bon de commande par le service demandeur ou à la conclusion d’un contrat ou d’un marché, le fournisseur exécute sa prestation et envoie sa facture au service des Finances. Ce dernier enregistre alors les factures sur Astre. Mais avant de procéder au règlement, il doit s’assurer que la prestation a été effectuée : c’est ce qu’on appelle le contrôle du « service fait ». Le « service fait » est un dispositif protecteur des derniers publics qui interdit de payer une dépense publique, avant que les prestations, qu’elle rémunère