Ged: gestion éléctronique de document
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La GEDI. Introduction
La GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM) représente l’utilisation de moyen informatisés pour l’ensemble de la gestion d’un document électronique. Ces derniers ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents.
Elle permet d’organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation sur la durée de leur cycle de vie, de l’élaboration jusqu’à la destruction du document. II. Etape de la GED
La GED permet :
1. D’acquérir des documents : Les documents peuvent être des documents électroniques par nature (ex : fichiers texte, graphique, photo, vidéo, son, courriers électroniques…) ou bien des documents papiers transformés par numérisation (scanner) en document électroniques (ex : extrait d’un livre, lettre manuscrite, facture…).
2. D’indexer et de classer les documents :
Elle consiste soit à créer une fiche descriptive d’un document soit à analyser son contenu textuel pour indexer chaque mot.
Dans le premier cas, les informations de la fiche sont des repères qui permettent de diffuser de façon sélective les informations aux destinataires concernés. Dans le second cas, l’utilisateur de la GED peut consulter la base de donnée en saisissant des mots clés, c’est la méthode employée pour la recherche d’informations sur Internet ou dans un centre de documentation (ex : CDI).
3. D’archiver et stocker des documents : Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc.
4. De rechercher des documents : Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche.
III. La Sécurité
Les informations doivent être classées selon