Gestion Electronique de Documents
(GED)

I. Définition et objectifs
La GED est un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Autrement dit c’est un ensemble de techniques qui permettent de diffuser et organiser les flux de documents qui pénètrent, circulent et sortent de l’entreprise.
La GED favorise l'optimisation des processus métiers, dans le sens où elle permet l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. Elle participe aux processus de travail collaboratif de capitalisation et d’échange d’informations. C’est un processus de finalités qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d’argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l’indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le volume papier.

II. Mise en œuvre de la GED
La mise en œuvre de la GED nécessite la présence, dans l’entreprise, de documents (numériques ou pas) et des informations que l’on désire electroniser. Pour cela elle suit les étapes suivantes : 1. Acquisition de documents
Elle consiste à : * La numérisation des documents papiers existants (par des scanners) par reconnaissance de documents. * Intégration des documents électroniques existants. Exemple : fichier PDF, vidéo audio * Echange de documents informatisés entre plusieurs organismes partenaires souhaitant partager des documents électroniques. Ces documents doivent respecter un format normalisé entre les différents organismes.

2. Classements des documents
Elle utilise une technique dite d’indexation. Elle consiste en la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre : * Indexation par type : Elle offre une description des documents en utilisant des métadonnées (type, auteur, titre, date de création, date de modification, source, le pourquoi de sa création,