Knowledge management

Pages: 27 (6583 mots) Publié le: 26 mai 2013
JEAN-YVES BÜCK

LE MANAGEMENT DES CONNAISSANCES ET DES COMPÉTENCES en pratique

Deuxième édition

© Éditions d’Organisation, 1999, 2003 ISBN : 2-7081-2870-1

CHAPITRE

5

L’organisation du système de gestion des connaissances

SYSTÈME DE GESTION

UNE FOIS QUE L’ÉTAT DES LIEUX par sources émettrices est réalisé, puis le recensement des besoins des utilisateurs effectué, reste àdéfinir toute l’architecture du projet de gestion des connaissances. Celle-ci doit permettre : • d’optimiser les sources existantes en fonction de leur valeur d’utilité (SCE / zone de convergence), • de capitaliser les connaissances stratégiques (SF unique) (SCM / zone de divergence), • de déployer une gestion des compétences adaptée. • de satisfaire plus globalement les attentes de l’entrepriseet répondre au cahier des charges initial. L’organisation du système va donc porter sur une multitude d’éléments qui, corrélés, devront permettre d’accéder rapidement à l’information utile et valoriser les compétences individuelles ou collectives. Elle devra définir ce qu’il est nécessaire de conserver, sous quelle forme la connaissance sera matérialisée, de quelle manière elle pourra êtreaccessible (optimisation des flux), pour qui, et enfin, comment celle-ci sera gérée, stockée puis sécurisée.

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5.1 ADAPTER ET / OU OPTIMISER L’EXISTANT

Le premier chantier à mettre en œuvre va consister à revoir l’organisation de l’existant. Si celle-ci donne peu ou prou satisfaction, il n’en demeure pas moins vrai que l’observation nous conduit souvent àreconfigurer l’acquis pour tenir compte de son adaptation dans le système futur. Il est en effet difficilement envisageable de créer certains outils intégrateurs, sans corrélation avec une gestion efficace de l’historique. L’ existant est déjà plus ou moins organisé, même si certains dysfonctionnements peuvent être observés lors du diagnostic. Le système d’information existe, les bases documentaireségalement, certains réseaux fonctionnent, les notes de services ou techniques circulent. Néanmoins, la conservation de la connaissance et, donc, son exploitation puis sa transmission manquent encore trop souvent de formalisme, ce qui explique entre autres choses les déperditions et les pertes de savoirs. En outre, la sur-information dont sont victimes la plupart des acteurs de l’entreprise,conséquence d’une absence de sélectivité à l’entrée, produit deux effets désastreux : • Le premier se traduit par un classement vertical qui trouve son explication par le manque de disponibilité du récepteur. L’ information est donc inutilisée avec le risque potentiel de perdre de vue une connaissance au demeurant primordiale. • Le second est lié à un archivage systématique (électronique ou papier) aprèsune lecture plus ou moins rapide. Classement souvent inorganisé, qui élimine de fait toute possibilité de

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recherche et de consultations ultérieures. Ce mode de traitement de l’information a pour conséquence l’engorgement des bureaux, armoires, placards ou disques durs, qui seront ensuite nettoyés une fois par an ou pire lorsque la «place disponible » sera totalement épuisée. Qui dans l’entreprise n’a pas pratiqué ce type de « reconfiguration personnelle » de l’information ? Pour ces cas non atypiques, l’information stratégique est noyée dans un flot de documents, utiles ou non, et ne représente conséquemment plus aucune valeur ajoutée pour son destinataire, comme pour l’entreprise. Il est donc nécessaire d’organiser lareprise de tous les médias existants, en procédant tout d’abord à un tri sélectif de ce qui doit être conservé, stocké, archivé ou détruit conformément aux attentes des utilisateurs (identification des besoins). Opération qui s’effectue en identifiant ce qui relève de la connaissance stratégique, de la connaissance technique ou générale, en différenciant ce qui constitue des sources potentielles de...
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