Pour organiser une réunion il y a des étapes à respecter :
- créer le cahier des charges : Il constitue la base de travail et détermine les grandes lignes de la manifestation :
• l'objectif de la manifestation : ce dernier peut être multiple : informer, stimuler, faire réfléchir
• le public concerné par la manifestation et le nombre de personnes attendues
• le lieu de la réunion : il peut être imposé ou limité géographiquement
• les dates de la manifestation ou la période durant laquelle cet événement devra intervenir.
• le budget alloué
- le choix du lieu : par rapport à la trentaine d’invité, voici les plus approprié
• Les péniches : d'une capacité restreinte elles avoisine les 120 personnes.
• Les musées, cinémas, théâtres, restaurants... : eh oui, il est possible de "privatiser" mais obéissent à des consignes très strictes (plages horaires très spécifiques, types de manifestations acceptées...)
• pour un colloque ou séminaire de travail (sans animation), optez plutôt pour un palais des Congrès. Le Palais des Congrès de Paris est d'un excellent rapport qualité/prix et je vous recommande leur excellent buffet des régions.
• pour un séminaire de stimulation destiné aux salariés de votre entreprise, choisissez plutôt soit un château dans le parc duquel vous organiserez un parcours sportif ou chasse au trésor, ou bien encore un centre de karting...
- la salle : les différents type d'aménagement, les équipements... pour ce type d ‘événement je préconise :
• La disposition en théâtre
C'est l'agencement le plus classique : chaque participant est assis face à l'orateur. Les chaises peuvent être équipées de tablettes lorsque les participants sont appelés à prendre des notes.
- les prestataires nécessaires au bon déroulement de la manifestation. On prévoit généralement un(e) hôte(sse) pour 10 participants. Idem pour les vestiairistes.
Leurs missions peuvent être diverses :
- simple accueil ou accueil avec pointage de listing et remise de badges