Proc dure publipostage

Pages: 5 (759 mots) Publié le: 18 mai 2015
Procédure pour faire un publipostage
Le publipostage (aussi appelé fusion ou mailing) permet d'envoyer un courrier à un
ensemble de destinataires. Le publipostage utilise un modèle (le document principal Word)
et une base de données constituée de champs (Nom, Description, Date, ...toute information
de votre choix...) et d'enregistrements (La liste des destinataires).
La technique consiste àfusionner le document Word avec chacun des enregistrements.
La destination de la fusion peut être une lettre, une enveloppe, une étiquette, un fichier ou
un message électronique.
Cette procédure décrit les étapes nécessaires à la mise en place d'une fusion. La description
est basée sur le pas à pas de l'assistant de publipostage Word, complétée par des
commentaires personnels.
Ce tutoriel utilise unclasseur Excel comme base de données mais il est aussi possible
d'utiliser un tableau Word ou une table Access.

Il est important de bien structurer la base de données.
Lorsque vous créez le nom des champs, respectez les conseils suivants:
Nom le plus court possible
Pas d'espace
Pas d'accent
Pas de caractères spéciaux
Evitez les vides entre les différentes colonnes.
Evitez les lignes vides entre lesdifférents enregistrements.
Quand la base de données Excel est créée, sauvegardez et fermez votre classeur. 1epe de
Ouvrez un nouveau document Word
Utilisez le Menu Outils
Sélectionnez l'option "Lettres et Publipostage"
Puis "Assistant de Fusion et Publipostage"
Le volet Office apparaît à droite de l'écran. Suivez les différentes étapes proposées par
l'assistant.
Sélectionnez le type de document(par exemple "Lettres") dans la liste de choix.

II-C. 2eme étape: Sélectionner le type de document de

Procédure pour faire un publipostage
Sélectionnez l'option "Utiliser le document actuel" pour que le fichier Word actif devienne le
document principal de fusion.

-D. 3eme à 5eme étape: Sélectionner la base
Sélectionnez l'option "Utilisation d'une liste existante", puis cliquez sur le boutonParcourir.

Remarques:
Il est aussi possible de créer un publipostage à partir de la liste des contacts Outlook.
L'option "Saisie d'une nouvelle liste" permet de créer une nouvelle base de données pré
formatée (style carnet d'adresses). Cette base sera sauvegardée au format mdb après que
vous ayez saisi vos données.
Recherchez et sélectionnez la source de données (le classeur Excel) contenant lesinformations à fusionner.
La liste des tables s'affiche dans une nouvelle boîte de dialogue.
Chaque feuille (ou plage nommée) est considérée comme une table.
Consultez le chapitre IV pour obtenir plus de détails sur les types de connexion.

Si le classeur contient plusieurs onglets, sélectionnez celui qui vous interesse.

Procédure pour faire un publipostage
Cliquez sur OK pour valider.
Si vousrenommez ou déplacez ultérieurement la base de données, vous devrez recréer le
lien dans le document principal.
La boîte de dialogue suivante permet de trier et filtrer les destinataires.
Chaque colonne (champ) contient un filtre avancé qui permet d'appliquer 5 critères de filtre
ET / OU, et 3 critères de tri.

Cliquez sur OK.
Vous pouvez mettre en page votre document Word.
Préparez le texte que voussouhaitez envoyer. Vous ajouterez ensuite des champs qui
permettront d'afficher les informations contenues dans la base de données.
Pour insérer un champ dans le document Word, cliquez sur le bouton "Insérez les champs de
fusion", dans la barre de menu "Fusion et Publipostage".

Si la barre de menu "Fusion et Publipostage n'apparaît pas à l'écran:
Utilisez le Menu Affichage
Sélectionnez l'option"Barre d'outils"
Sélectionnez "Fusion et Publipostage"
La fenêtre affiche la liste des champs contenus dans la base de données Excel. Choisissez un
des Champs (par exemple "leNom").

Procédure pour faire un publipostage

Ensuite Cliquez sur le bouton "Insérer".
Puis sur le bouton "Fermer"
Le champ est inséré dans le document Word à l'emplacement du curseur.
Allez jusqu'à la 5eme étape de...
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