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Rapport d'étude sur l'amélioration de la gestion documentaire d'un projet

734 mots 3 pages
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De : Camille GALIOT
Assistant(e) de Manager

A : Louis VANVOORDE
Responsable de projet
Le 12 mai N
RAPPORT D’ETUDE
Sur l’amélioration de la gestion
Documentaire du projet

Le centre ingénierie manche Nord (CIMN) est une entité globale de la SNCF ; et est l’un des 8 centres régionaux de l’ingénierie SNCF.
Il intervient dans les régions Nord-Pas-de-Calais, Picardie, Basse Normandie et Haute Normandie. Le CIMN assure des missions essentielles de maîtrise d’œuvre (organisation et réalisation de projets).
Actuellement, les acteurs intervenant dans les projets n’ont pas pris l’habitude d’utiliser pleinement l’espace collaboratif.
Dans le cadre d’un plan d’action global 2009/2011 visant la mise en commun, la simplification et l’accessibilité du système documentaire tout en favorisant l’uniformisation des documents, nous avons fait le constat qui suit des soucis rencontrés au sujet de la gestion des documents. Nous verrons par la suite les éventuelles solutions qui peuvent être mises en œuvre pour pallier ces problèmes.
I) Diagnostic opérationnel
1-Analyse des causes :
Un système documentaire bien maîtrisé doit permettre d’augmenter la productivité en partageant les connaissances et les expériences et ainsi de gagner du temps dans l’avancement des projets.
Or ce que nous pouvons constater, c’est que les nouvelles technologies ne sont pas exploitées de façon optimale (espace collaboratif relationnel). Par ailleurs, les personnes en charge du suivi des projets manquent parfois de rigueur et de compétences. De plus, les méthodes de classement des documents sont également critiquables (pas de plan de classement, trop de procédures…) Le stockage actuel des documents sur un espace personnel représente un frein technologique à la mise en place de processus rigoureux et automatisés.
Actuellement, les documents réalisés lors d’un projet ne sont pas disponibles ni accessibles facilement car les procédures ne sont pas suivies (trop de procédure,

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