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Coordonnées courriel à l’attention Monsieur X
Responsable
Objet : intérêt de la veille et de la GED
Lieu, date
Monsieur,
Lors de ma formation sur la gestion électronique des données et la veille informationnelle, j’ai pu découvrir l'utilité de ces outils pour une structure telle que la nôtre.
La gestion électronique des données (GED) est un système informatisé qui permet d'organiser des données, de les classer, les stocker et les archiver.
La veille informationnelle consiste quant à elle en la collecte, le tri, le stockage puis la diffusion d’informations nécessaires à la prise de décision.
Ainsi, la GED permet :
• l’organisation des informations collectées au format numérique pour en faciliter le stockage, la diffusion, la mise à jour, et la consultation ;
• la consultation multi-utilisateurs avec différents niveaux de droits pour la consultation, la modification des documents faisant partie du système de GED ;
• la possibilité de faire des requêtes par mots-clés, permettant ainsi un accès plus facile et efficace aux données.
La veille nécessite de collecter des informations puis de les stocker. Ainsi, la GED structure informatiquement cette collecte et ce stockage. Dans cette optique, la GED permet également de mettre à jour des informations tout en conservant les versions antérieures d’un document.
En informatisant le stockage, la GED permet d’envisager un accès réseau aux informations collectées notamment par la veille.
De plus, la veille est un processus de tri des informations. En ce sens, la GED permet d’organiser ce tri, d’une part, en fonction de l’importance des documents, d'autre part, en créant des mots-clés pour en faciliter la consultation.
Enfin la veille a pour but ultime la diffusion des informations auprès des utilisateurs de sorte à réaliser ce pourquoi elle est mise en place : fournir de l’information pour permettre la prise de décision. En