Vérification et suivi des achats

Pages: 6 (1393 mots) Publié le: 2 septembre 2014
Annexe V – 3
BTS Assistant de gestion de PME-PMI à référentiel commun européen
ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes
Épreuve U41 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive
Nom et prénom du candidat :
N° de matricule :
Intitulé de la situation de gestion : Contrôle des achats et des règlements
0 Réalisée
1 ObservéeFiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation
Raison sociale :
Secteur d’activité :
Bâtiments travaux publics
Tâche(s) du référentiel concernée(s) :
T 23.1 Contrôle des achats et des règlements

Dates de réalisation : Chaque début de semaine
Durée de la réalisation :
Traitement des rapports de chaque chantier : 1 à 2 jours.
Traitement des factures concernant lechantier : 1 à 2 jours.

Contexte de réalisation
• Cadre général :
Notre entreprise s'occupe de divers chantiers de bâtiments et travaux publics. Afin de réaliser ses chantiers, elle a besoin de certaines fournitures, de matériels et d'engins de chantiers. En cas d'accroissement d'activité, elle fait appel aux travailleurs intérimaires ou bien même des sous-traitants. Nous disposons donc dedifférents fournisseurs pour des locations de transports (camions), des locations de matériels (Kit compresseur, plaque vibrante, mini pelle…), pour des achats de marchandises (sables, vêtements, bêton, etc.) et à des entreprises pour de la sous-traitance afin qu’il réalise certain travaux non compris dans notre prestation. Au fur et à mesure de la réception des marchandises ou des locations, les chefsde chantiers établissent une prévision de dépense pour chaque achat à l'aide du bon de livraison. Cette prévision est appelée provision. C'est avec cela qu'ils établissent leurs rapports à la fin de chaque semaine et nous sommes chargées de les vérifier. Une fois les rapport validés et intégrés dans le logiciel, nous pouvons procéder à la comptabilisation des factures, en imputant les provisionscorrespondantes aux montants des factures. Puis, nous pouvons ensuite procéder à leurs règlements.
• Acteurs qui interviennent dans l’activité :
Les acteurs intervenants dans l’activité sont les fournisseurs, les chefs de chantiers, la comptable (gestion des rapports et paies), les comptables fournisseurs, les conducteurs de travaux, l’apprentie assistante de gestion, la directrice administrativeet le chef d’agence.
• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :
Les rapports doivent être traités en 2 jours maximum. Avant d’être traités par nos soins (comptables fournisseurs, assistante de gestion) ils doivent être validés et signés par les conducteurs de travaux.
Les transporteurs (loueurs de camions) doivent être payés en priorité, soit 30 jours maximum et les autressous 45 jours.
Les programmations de virements doivent être vérifiées avec grande attention, modifiées avec soin si besoin et vérifiées au préalables par les comptables fournisseurs, puis par la directrice administrative et le chef d’agence.
La gestion des factures doit donc être dirigée en priorité vers les transporteurs afin de les payer dans les délais.
• Ressources :
Pour réaliser lesrapports, chaque chef de chantier dispose d'une tablette.
En outre, pour la comptabilisation des factures nous disposons de dossiers par fournisseur avec les prix et les produits disponibles, des classements avec les bons de livraisons par fournisseur et d’une base de données dans notre logiciel de gestion.
Objectifs :
Valider et intégrer les rapports de chantiers attentivement afin d’identifierles éventuelles erreurs lors de leurs saisies effectuées par les chefs de chantiers. Ainsi les comptables fournisseurs trouveront plus facilement les provisions correspondantes aux factures, répertoriées sous le bon numéro sous la bonne quantité et le bon prix. Autrement dit, chaque bon de livraison a son importance, il permet en cas d’erreur de saisie, d’avoir une trace écrite du fournisseur....
Lire le document complet

Veuillez vous inscrire pour avoir accès au document.

Vous pouvez également trouver ces documents utiles

  • suivi des achats
  • Le suivis des achats
  • Prospection achat suivi de clientèle
  • Verifications
  • Devoir de verification
  • la verification des marchandises
  • Suivi
  • Verification fiscale

Devenez membre d'Etudier

Inscrivez-vous
c'est gratuit !