Archives départementales

ÉTUDE L’évaluation des archives État de la question1 Carol Couture Qui parmi nous n’a pas entendu, lu ou affirmé que par l’évaluation des archi2 ves, l’archiviste a un droit de vie ou de mort sur les documents qui constituent les archives dont il assume la responsabilité? Les auteurs, les uns après les autres, affirment l’importance, le caractère essentiel, la noblesse de l’acte d’évaluer et le haut degré de compétence scientifique et professionnelle qu’il exige. Réduite à sa plus simple expression

GUIDE DES ETUDES Grade de LICENCE HISTOIRE Année 2011/2012 Partie d’une carte manuscrite du plat pays au XVIe siècle - « Florilège » des archives départementales du Nord (plan 2142) Faculté d’Histoire et Géographie Université d'Artois - 9, rue du Temple B.P. 10665 - 62030 ARRAS Cedex : 03.21.60.37.26/38.38 Télécopie : 03.21.60.37.40 Mèl : histoire-geographie@univ-artois.fr -1- L2 Histoire L1 Histoire Présentation SOMMAIRE PRESENTATION Environnement et conditions des

Le terme records management est généralement traduit en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires» ou « gestion des documents d’archives. Mais de plus en plus d’entreprises tendent à utiliser le terme  « record management » . L’archivage est-elle une obligation? Oui, selon la loi N° 79-18 du 3 janvier 1979, « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale

de document susceptible de servir de preuve et dont l’ensemble est communément appelé archive. En effet, l’on entend par archive l’ensemble des documents datés et formalisés qu’is soient sous forme matériel ou électronique produit ou reçus par toute personne physique ou morale, privé ou publique dans l’exercice de son métier. Ces définitions mettent en exergue l’importance et l’apport informationnel des archives. A ce titre, force est de se demander quelles sont les difficultés aux quelles l’on est

pour une utilisation réussie de celle-ci. I. Enjeux et son utilité Commençons par une petite définition sur cette notion de GED : La Gestion Électronique de Documents (GED) consiste à capturer, analyser, indexer, exploiter, stocker et archiver sous forme numérique tous documents reçus et produits dans une entreprise. Ces documents peuvent être de type papier : courrier, télécopie, bon de livraison, documentations, documents comptables, etc. Ils peuvent être aussi d’origine numérique :

....... I - Définition des archives ........................................................................... 7 II - Différents types d’archives ........................................................... 7 III - Calendriers de conservation ..................................................... 8 Chapitre II : Techniques de classement des archives courantes et intermédiaires .................................... 9 I - Techniques de classement des archives courantes ....................

documents ci-dessous énumérés (liste non exhaustive). Pour les projets terminés, leurs documents doivent être archivés et accessibles à tout instant. I- NIVEAU AGENCE - Plan de charge (liste des conventions signées exécutées ou en cours d’exécution) - Planning des réalisations - Budget de l’Agence (niveau d’exécution-ratio) - Rapport d’activités - Liste du personnel de l’Agence - Archives II- NIVEAU DES CONVENTIONS Documents à préparer pour chaque convention : - Conventions - Accords

pour refondre son classement : 15 3.2 Bilan et perspectives de la mise en place d’un classement au profit de l’équipe 16 3.3 Les tâches du responsable de classement 16 4-L'archivage 17 4.1 Pourquoi archiver? 17 4.2 Comment archiver? 17 Fiches méthodologiques pour élaborer un plan de classement 20 Fiche méthodologique 1 21 Fiche méthodologique 2 22 Fiche méthodologique 3 24 Fiche méthodologique 4 – Glossaire - 26 Quizz 28 Bibliographie 30

Archiver, c’est conserver un document dont on a plus l’utilité immédiate, mais qui peut encore servir soit: ✓ Production de preuves dans l’éventualité d’une contestation, d’un litige devant les tribunaux ✓ En vue de contrôles (fiscaux/sociaux) de l’administration, pour répondre à des Audits ✓ A titre de patrimoine informationnel ( préservation de la mémoire de l’E/se). ✓ La durée de conservation n’est pas déterminée en fonction du support du document à archiver (papier

importantes en local. Sauvegarder les lecteurs réseau. Maîtriser les procédures de restauration. Ne jamais travailler sur une clé USB. Penser à faire le ménage (au moins une fois l’an). Archiver les données anciennes sur supports externes (CD-Rom non réinscriptibles). Archiver la messagerie. Stocker les archives en lieu sûr. Désinstaller les applications dont on ne se sert plus. Toujours affecter un nom raisonnable à un fichier (moins de 30 caractères). Ne jamais traiter un message d’erreur par le