CHAPITRE 5 : Créer et modéliser un document
Réflexion : 1. Cette mission a pour but la Conception et la mise en circulation d’un imprimé, que supporte l’entreprise. 2. Les enjeux financiers ave la maîtrise des coûts engendrés par les frais professionnels des équipes professionnelles sur le terrain, dont on a observé une tendance à l’augmentation. 3. La rédaction de l’imprimé devra répondre à un souci de précision, tout en restant concise. Attention quel que soit le support (papier ou électronique), la note de frais sera mise à disposition aux chefs d’équipe au moment opportun c’est à dire à la fin de chaque mois. 4. La mise en place d’un contrôle des frais professionnels doit concilier les objectifs apparemment contradictoires : l’effectivité d’un contrôle d’une pat et la préservation du climat de confiance existant entre les chefs d’équipe et la direction technique d’autre part.
Mise en œuvre : 1. Identifier la nature du document

Document de liaison interne, permet aux chefs d’équipes de récapituler l’ensemble des frais engagés pour le mois en cours :

–hébergements, hôtels, déplacements devra être accompagné des justificatifs.

Qui ? | Chef d’équipes en déplacements | Quoi ? | Note de frais | Où ? | Service | Quand ? | Avant le 5 de chaque mois | Comment ? | Transmission Manuelle de l’imprimé papier | Pourquoi ? | Mauvaise gestion |

2. Choisir les informations à faire figurer sur le document

a) Les rubriques et les sous-rubriques à faire apparaître sont :

Rubrique identification employé : nom, prénom, emploi, atelier + MOIS

Rubrique état civil: date de naissance, lieu de naissance, nationalité, situation familiale, adresse.

Rubrique dépenses : libellé, prix, prix unitaire, total général, accompagné des justificatifs (factures, tickets de caisse etc.) b) Arborescence

Emetteur/Technisub
Emetteur/Technisub
Note de Frais
Note de Frais

Période concerné
Période concerné

Equipe concernée
Equipe concernée

Chef d’équipe
Chef