Gestion de l'information - Synthèse

3635 mots 15 pages

CHAPITRE 1
La gestion des documents personnels

1.1 Que veut dire gérer ses documents personnels

Qu’elle soit petite, moyenne ou grande, privée ou publique, une entreprise produit ou reçoit des documents administratifs.

La gestion de documents représente une activité essentielle, car elle prend du temps, mais surtout parce qu’elle est indispensable à la prise de décision pour les dirigeants, et ce, dans les meilleurs délais possible. Cela permet de pouvoir retrouver les documents rapidement, sans manipulation inutile de papier ou de fichiers informatiques.

La gestion de l’information exige une stratégie efficace de traitement des documents.

1.2 L’inventaire des documents

Exemples de documents personnels: passeport, factures d’achat, testament, assurance-vie, contrats de vente, contrats d’achat, courriels, relevés bancaires, etc.

Il faut tout d’abord les classer dans deux catégories; à conserver, à jeter.

1.3 La durée de conservation des documents personnels

1.31 Finances personnelles et revenus

Documents
Délais de conservation
Factures/états de compte de biens/services payés avec une carte de crédit
Jusqu’à ce que le bien/service soit entièrement payé ou pendant la durée de la garantie
Déclarations de revenus provinciales et fédérales
Six ans
Relevés de comptes bancaires
Six ans
Relevés de transaction par guichet automatique/paiement direct
Jusqu’à réception du relevé de compte

1.32 Biens et services

Documents
Délais de conservation
Factures de services
Au moins trois ans
Preuves d’achat et garanties d’appareils/meubles
Aussi longtemps que vous en êtes propriétaire

1.33 Automobiles, motocyclettes et transport

Documents
Délais de conservation
Contrat d’achat d’un véhicule automobile ou d’une motocyclette
Aussi longtemps que vous en êtes propriétaire
Factures de réparation d’un véhicule automobile ou d’une motocyclette
Aussi longtemps que vous en êtes propriétaire

1.34 Logement, propriété

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