Gestion electronique des documents

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  • Publié le : 19 août 2011
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Gestion Electronique de Documents
(GED)

I. Définition et objectifs
La GED est un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Autrement dit c’est un ensemble de techniques qui permettent de diffuser et organiser les flux de documents qui pénètrent, circulent et sortent de l’entreprise.
La GED favorisel'optimisation des processus métiers, dans le sens où elle permet l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. Elle participe aux processus de travail collaboratif de capitalisation et d’échange d’informations. C’est un processus de finalités qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d’argent énorme pour les organisations. Eneffet, elle permet l’indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le volume papier.

II. Mise en œuvre de la GED
La mise en œuvre de la GED nécessite la présence, dans l’entreprise, de documents (numériques ou pas) et des informations que l’on désire electroniser. Pour cela elle suit les étapes suivantes :
1. Acquisition de documents
Elle consiste à :
* Lanumérisation des documents papiers existants (par des scanners) par reconnaissance de documents.
* Intégration des documents électroniques existants. Exemple : fichier PDF, vidéo audio
* Echange de documents informatisés entre plusieurs organismes partenaires souhaitant partager des documents électroniques. Ces documents doivent respecter un format normalisé entre les différents organismes.

2.Classements des documents
Elle utilise une technique dite d’indexation. Elle consiste en la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre :
* Indexation par type : Elle offre une description des documents en utilisant des métadonnées (type, auteur, titre, date de création, date de modification, source, le pourquoi de sa création,extension, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l’utilisation des métadonnées par le plus grand nombre d’outils de recherche et aussi du grand public.
* Indexation par concepts ou mots clés : Elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s’agir ici pour le concepteur du système ou le créateur du document de recenser les termesqui apparaissent le plus souvent on parle d’indexation statistique. Le concepteur du document peut aussi utiliser les thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchies ou d’équivalences) en rapport avec les documents.
On peut aussi utiliser une double indexation c'est-à-dire utilisant à la fois l’indexation par type et par concept ou mots clés.
3. Stockage des documents
Laproblématique de stockage est incontournable. Le non prise en compte de cet aspect peut être conséquent. Les vues à observer sont les suivantes :
* Le support de stockage : Il doit être adapté le mieux possible avec le volume de documents et aussi en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données à offrir en un faible temps d’accès.
* L’organisation de stockage : Elle peutêtre hiérarchisée en fonction du contenu du document (texte, fichier vidéo, audio etc.) et de leur provenance (Etats, type, auteur, etc.)
* La durée de conservation : Elle doit être considérée afin de permettre une épuration périodique du système en vue de faciliter le stockage et d’alimenter les archives. Pour cela, il doit avoir un lien de sortie pour un archivage définitif du document.* Possibilité de réviser et de détruire le document.

4. Diffusion des documents
On peut distinguer 02 modes de diffusion :
* Le mode PULL : Ce mode concerne la mise à disposition des documents selon les droits des utilisateurs qui consulte le référentiel du document.
* Le mode PUSH : Ce mode concerne l’envoi et la distribution des documents vers les destinataires.

III....
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