Inventaire physique de l'entreprise

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  • Publié le : 13 mai 2010
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Introduction :

A la fin de chaque année ,il est fait un obligation aux entreprises de réaliser un inventaire physique même si elle sont dotées d’un inventaire permanent par l’article 17 de l’arrêté du Ministère des finances du 03 Juin 1975, stipule : ‘’ A la clôture de chaque exercice, les entreprises dressent un inventaire valorisé, complet et détaillé de leurs investissements dont lefichier doit être tenu constamment à jour’’.

L’inventaire a pour objet de servir de base de rapprochement pour réajuster les comptes patrimoniaux du bilan, en liaison avec les évolutions qui peuvent intervenir durant l’exercice, à savoir :
¤¤ Les nouvelles acquisitions ;
¤¤ La production de l’entreprise pour elle-même ;
¤¤ Les cessions d’actifs ;
¤¤ Les disparitions et manques ( pertes,destructions…).

L’inventaire physique consiste à constater l’existence réelle des différents biens constituant le patrimoine de l’Entreprise.

Il s’agit de recenser, de manière exhaustive, toutes les immobilisations ainsi que les marchandises, matières premières et fournitures, produits finis détenus par chaque unité de l’Entreprise au 31/12/N.

Un inventaire physique quelque soit son volume, peutêtre réalisé rapidement, si les modalités pratiques de son déroulement ont été soigneusement préparées. C’est dire toute l’importance de la phase préparatoire dans la réussite de la prise d’inventaire.

La prise d’inventaire devra s’effectuer sur une période aussi courte que possible et sans interruption de manière à ne pas perturber le fonctionnement normal de l’activité et d’éviter d’avoir àretraiter le cas des biens mouvementés sur des sites déjà visités et recensés.

Dans le processus d’inventaire, trois (03) règles de conduite essentielles sont à observer :

1- Double comptage indépendant ;
2- Neutralité et qualité du personnel recenseur ;
3- Validation de l’inventaire.

CHAPITRE N°1: PHASE PREPARATOIRE

1- Sensibilisation du personnel :

Il est opportund’organiser au niveau de chaque structure une réunion qui sera animée par le Directeur Régional et qui regroupera :

• Les directeurs d’Agences ou de l’unité de projets ;
• Les responsables de l’administration et des moyens ;
• Les responsables des finances et comptabilité ;
• Les gestionnaires de stocks.

Au cours de cette réunion, seront discutées les modalités deréalisation de la prise d’inventaire décrites dans cette instruction. Le procès-verbal de cette réunion constituera une note interne pour la structure.

Cette note doit être portée à la connaissance de chaque participant à l’inventaire. Elle traitera des points suivants :

■ La désignation des équipes de comptages avec définition des responsables de commissions en tenant compte de lacompétence de chacun et du principe de séparation des fonctions ;
■ La désignation d’un responsable chargé de superviser dans le cas ou la structure comporte plusieurs équipes ;
■ Les dates de début et fin d’inventaire.

2- Fixation des dates de début et fin d’inventaire :

Date de démarrage des inventaires : 15 / 12 / 200x ;
Date limite pour entériner les travauxd’inventaires : 31 / 12 / 200x.

3- Mise à jour des fichiers investissements et stocks :

Il faut s’assurer avant le démarrage de l’opération inventaires que toutes les fiches sont à jour.

4- Rangement des produits :

Un rangement correct de tous les produits à inventorier doit être fait.

5- Identification des produits :

Dans ce cadre, il s’agit de trouver les dénominations et lesdésignations exactes de tous les produits et marchandises.

6- Constitution des équipes de comptage :

Pour le bon déroulement de cette opération, il y a lieu de désigner deux équipes dont la composante est pluridisciplinaire.

7- Constitution des commissions de contrôle:

Le contrôle des travaux d’inventaire de fin d’année se fera par une commission désignée à cet effet.

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