1 – Définition :
Une procédure est un document qui décrit, pour une activité donnée, la façon de procéder et la façon de faire.
Elle décrit, en outre, les rôles des acteurs et les missions des entités concernées .
La méthode la plus appropriée pour élaborer une procédure consiste à soulever une séquence de questions clés :
Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ?
Qu’est ce qu’on fait ? Qui le fait ? Comment on fait ? Où s’effectue le travail ? Quel est le service concerné ? À quel moment s’effectue le travail ? Quand commence le travail ? Quand s’achève-t- il ?
Pourquoi formaliser une procédure ?
La formalisation des procédures permet de : * uniformiser et harmoniser et organiser les méthodes de travail * améliorer l’organisation et le fonctionnement des services ; * décrire, dans le temps, le processus de la réalisation des travaux à effectuer ; * définir le mode de fonctionnement de différentes structures dans le détail ; * préciser et déterminer les responsabilités de chacun lors de l’exécution des tâches ; * fixer et standardiser les actions qui se répètent dans le temps ; * préciser les règles à suivre pour traiter un sujet donné ou pour exécuter une tâche donnée ; * simplifier, rationaliser et optimiser le travail
Il est à souligner qu’il n’existe pas d’inventaire exhaustif des procédures à établir, chaque service est un cas particulier et il faut faire preuve de beaucoup de bon sens pour définir et regrouper les tâches qui nécessitent l’élaboration d’une procédure .
2 - Objet :
L’objet de cette procédure est de définir les règles à suivre pour l’élaboration de toutes les procédures d’organisation et de fonctionnement de la Direction.
3 - Références :
Dans le cas où la procédure se réfère aux textes réglementaires, aux circulaires, notes …, les références de ces documents doivent être clairement précisées.

4 - Présentation et contenu de la