Obligations legales des pme

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  • Publié le : 24 novembre 2011
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Quelles sont les obligations légales auxquelles les PME doivent satisfaire ?

Les entreprises sont soumises à un ensemble d’obligations que les dirigeants ne peuvent pas ignorer. En qualité de garant du respect des règles légales, le responsable - ou DAF - doit veiller à respecter un certain nombre d’obligations en matière de registres, d’affichage ou d’archivage.

En qualité de garant durespect des règles légales, le DAF doit veiller à respecter un certain nombre d’obligations en matière de registres, d’affichage ou d’archivage …

Les entreprises sont soumises à un ensemble d’obligations que les dirigeants ne peuvent pas ignorer. Elles constituent, en quelque sorte, « l’ossature » de l’organisation administrative et comptable que le DAF doit mettre en place et maintenir dans lerespect des textes. Il est important de faire le point de temps en temps, sur ces obligations, et notamment de constater que les textes évoluent vers une lente simplification, notamment grâce et autour de l’outil informatique.
1) Les obligations comptables :
Le code de commerce (art. 8) impose à toute entreprise commerciale de :
- Procéder, chronologiquement, à l’enregistrement comptable desmouvements affectant son patrimoine ;
- Contrôler, par inventaire, au moins une fois par an, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs ;
- Etablir des comptes annuels, à la clôture de l’exercice, au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire.
2) Les documents comptables obligatoires :
Les articles L.123-22 du code de commerce et 2 du décret du 29/11/83 imposent latenue, en langue française et en monnaie nationale (€uros), de plusieurs livres :
- Le livre journal : Il enregistre les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise opération par opération et jour par jour ;
- Le livre d’inventaire : Il regroupe les données d’inventaire, au sens des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) ;
- Le grand livre : Les écritures du livre journalsont portées sur le grand livre ;
- Le livre des procédures et de l’organisation comptable : Il décrit l’organisation de la fonction comptable, le plan des comptes, le rôle des intervenants...
- D’autres livres obligatoires sont prévus pour certaines professions…

Le défaut d’établissement de l’un de ces registres est passible d’une amende de 9 000 €. Il n’existe pas de formalismeparticulier concernant le grand livre et le livre des procédures. En revanche, un formalisme est imposé pour le livre journal et le livre d’inventaire afin d’assurer l’irréversibilité des enregistrements comptables. Ils doivent notamment être établis et tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte.

Deux régimes d’authentification sont prévus :

- L’utilisation de documents informatiques : Le livrejournal, le livre d’inventaire et même le grand livre peuvent être uniquement (depuis mars 2002) établis sur des documents informatiques écrits qui doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Dans ce cas, le caractère définitif des enregistrements doit être assuré par une procédure de validation qui interdit toutemodification ou suppression de l’enregistrement. Il est à noter que la plupart des logiciels de comptabilité du marché satisfont à ces exigences.

- L’utilisation de la cote et du paraphe : Jusqu’en mars 2002, il s’agissait du régime de droit commun obligatoire, à coté de l’utilisation de documents informatiques. Ce n’est plus le cas désormais. Toutefois, à la demande de l’entreprise, le livrejournal et le livre d’inventaire peuvent toujours être cotés et paraphés par le greffier du tribunal de commerce. La cote est l’attestation du nombre de pages ou de folios contenu dans chaque livre, le paraphe certifie l’existence du livre obligatoire et lui confère une date certaine. Ces formalités ont pour but d’éviter que des pages ne soient supprimées, remplacées ou ajoutées.
3) Les pièces...
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