L'essentiel de la com'

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  • Publié le : 16 novembre 2011
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Les formes de communication

Communication Les éléments de la com Les formes de com

Objectif Interne / Externe
Cible Interpersonnelle / Groupe / Masse
Canal Formelle / informelle
Support

La com interne : Horizontale ou transversale / Descendante / Ascendante
La com externe : Commerciale / institutionnelle (action qui vise à promouvoir l’image et la notoriété de l’entreprise)Les Documents
Typologie des documents :
Support : Papier, optique, numérique
Nature de l’info : texte, image, son…
Utilisation : permanente ou temporaire
Degré d’élaboration : Primaires ou secondaires

Eléments d’un document :
• Identification : Nom, taille, auteur, date création, format…
• Plan
• Forme
• Fond
Le document a pour objectif de conserver, de collecter ou de communiquerl’information.
Les formats doivent être adaptés au document :
Texteur = Document texte = logiciel a utiliser Word ou write…
Tableur ou grapheur = Calcul / graphique = logiciel Excel ou calc
SGBDR = gestion de base de données = logiciel ACCESS
PAO = Publication assistée par ordinateur = Logiciel Publisher
PréAO = Présentation assistée par ordinateur = Logiciel Powerpoint

Le cycle de vie dudocument :
1. Création du document
2. Gestion : Administration, évolution…
3. Restitution : Choix du mode de diffusion
4. Conservation : choix du support + durée.
Les conditions de sécurité des documents :
• Disponibilité
• Intégrité
• Confidentialité
• Authenticité
• Traçabilité
Les écrits professionnels
1. ADAPTER SES ATTITUDES :
• Attitude émotionnelle : humeur du moment, attitudespontanée qui parfois peut faire avancer les choses. Absence de réflexion sur la situation et ce qui la provoque.
• Attitude programmée : fondée sur des acquis, réaction programmée. Absence de réflexion sur la situation et ce qui la provoque.
• Attitude analytique : neutre et objective, cette attitude peut nuire à l’efficacité mais permet une attitude adaptée à la situation.

2. LES ECRITSEXTERNES :
Pour transmettre des infos :
 Le courrier classique : apporter de l’info a un correspondant déterminé
 La lettre type : Apporter un message personnalisé à plusieurs correspondants. (insérer les champs entre guillemets)

 Les méls et fax : doc professionnels au même titre que la lettre, texte plus court envoyé rapidement, la présentation doit être soignée. Pas de titre decivilité mais bonjour, la formule de politesse est simplifiée : cordialement ou salutations.
1. Pour attirer l’attention : Les brochures, les plaquettes et les dépliants.

3. LES ECRITS INTERNES :
1.1 Pour transmettre des infos :

La note de service ou note d’instructions : Elle transmet des ORDRES
Eléments obligatoires : Dans le cartouche : Nom entreprise + logo, date, note de service N°,émetteur, destinataire (pour action ou pour info)
Dans le corps de la note : Objet, rédaction simple, neutre et directe, le texte est court, pas de formule de politesse ni de titre de civilité, nom du rédacteur + poste + signature.

La note d’information : Elle transmet des INFORMATIONS
La présentation est identique à la note de service à l’exception de : Elle n’est pas numérotée et lesdestinataires ne sont pas séparés en pour info ou pour action.

UNE NOTE = UN SUJET

Les consignes, les méls et mode opératoire : Document plus court, moins formalisé.
Les méls : présentation identique aux mails destinés à l’externe
Les consignes : instructions écrites fixant le but à atteindre et la méthode à suivre. (exemple consigne de sécurité document très visuel)
Le mode opératoire :Récapitulatif des actions à mener pour utiliser un matériel.

1.2 Pour rendre compte : Les documents relatent de façon objective des faits tels qu’ils se sont passés.

Le compte rendu : compte rendu de réunion, d’évènement de mission…
En tête simplifié : logo + nom de l’entreprise, date, émetteur, destinataire (si compte rendu de réunion précisez présents, absents, absents excusés), nom...
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