Etudiant

Pages: 12 (2888 mots) Publié le: 23 février 2011
1.1.2 : Proposition de procédures relatives à la sélection de fournisseurs :
Les procédures relatives à la sélection de fournisseurs suivront les étapes suivantes :
– Elaboration de la demande d’achat ;
– Vérification et visa du bon d’achat ;
– Approbation du bon d’achat ;
– Sélection des fournisseurs ;
– Consultation de prix par facture pro forma ou devis ;
– Etablissement du bonde commande ;
Les participants sont : service demandeur, magasinier, Directeur, assistant administratif, responsable des achats, commission de dépouillement.
Les documents suivants seront utilisés : Bon d`achat, Bon d`achat Original, Budget, Bon d`achat original approuvé, Demande de prix, Bon d`achat approuvé, facture pro forma, Résultat du dépouillement, facture pro forma du fournisseursélectionné, Bon de commande.
– Elaboration de la demande d’achat :
A l’élaboration de la demande d’achat, le service demandeur doit remplir un bon d’achat en deux exemplaires. Ce bon doit préciser : le numéro de la demande, la date de la demande, la nature et la quantité des biens ou services demandés, le nom du demandeur et service auquel il appartient, la quantité en stock (cas des matières etfournitures existant en stock), la date de réception souhaitée, la signature du responsable hiérarchique, la signature du magasinier.
L’original de la fiche de demande d’achat sera transmis au département Administratif et Financier pour vérification et classé par ordre numérique.
– Vérification et visa du bon d’achat :
A la réception du bon d’achat original, le Chef du Service Administratif etFinancier procède à la vérification de conformité au PTA. Il inscrit la mention « Vue et vérifié » sur le bon en question s’il n’y a pas d’anomalie par rapport au budget et l’envoie pour approbation à la Direction. Dans le cas contraire, le bon est renvoyé au service demandeur.

– Approbation du bon d’achat :
S’il n’a pas d’objection, le directeur approuve le bon d’achat et le retourne au chefSAF. Dans le cas contraire, le document non approuvé est retourné au chef SAF qui le transmet au demandeur pour destruction.
– Sélection des fournisseurs :
Le bon d’achat approuvé est transmis au responsable des achats par le Chef SAF pour enclencher les procédures d’acquisition.
– Consultation de prix par facture pro forma ou devis :
L’Assistant administratif contact au moins trois fournisseurset établit une demande de prix (numéroté), en deux exemplaires, qui doit mentionner les caractéristiques techniques, les quantités à livrer, la date de livraison souhaitée, et la date limite de réception de la facture pro forma.
Les deux exemplaires de la demande de prix et le bon d’achat original approuvé sont ensuite transmis par l’Assistant administratif à la direction pour approbation. S’iln’y a pas objection, le Directeur approuve la demande de prix et la renvoie à l’Assistant administratif pour exécution. Dans le cas contraire la demande est renvoyée à l’Assistant administratif pour destruction.
L’Assistant administratif, envoie les deux exemplaires de demande de prix approuvée aux fournisseurs dont l’original est gardé par ces derniers, et l’autre retourné au responsable desachats de la société pour classement par ordre numérique.
A la fin de la remise des offres, la commission de dépouillement composée de l’assistant administratif et des représentants du Service demandeur effectue à la comparaison de prix et procède à la sélection d’un fournisseur. La commission dresse ensuite le procès verbal de dépouillement et le transmet avec les factures pro forma au servicefinances et comptabilité pour contrôle. Après vérification, le dossier est transmis à la Direction pour approbation.
S’il n’a pas d’objection, le directeur sur la base des documents qui lui sont transmis, approuve le résultat du dépouillement et le retourne à l’assistant administratif. Dans le cas contraire, le résultat du dépouillement est retourné à l’assistant administratif pour rectification....
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