Section1 : Rappel au processus des achats Le processus des achats se réalise en différentes étapes qui correspondent aux tâches assumées par la fonction. EXPRISSION DU BESOINDemande d’achat |

Appels d’offres Consultation des fournisseurs LivraisonRéception et contrôle | FACTURATIONSaisie et contrôle factures Ordre du paiement |
Passation de la commande Rédaction, envoi
Négociations
Choix du fournisseur
Comparaison des offres
Accusé de réception et suivi de commande Relance

Fig 1.1 Les tâches du processus d’achats

1.1- Recueillir les besoins Le processus débute avec la détermination des besoins formalisée dans le cahier des charges d’expression des besoins. Exemple de recueil des besoins | Le service informatique doit renouveler une partie de son parc d’ordinateurs.Le responsable rédige une demande d’achat(DA) assortie d’un cahier des charges dans lequel il précise : * La quantité à commander ; * Le type et les caractéristiques techniques exigées ; * La qualité et les délais de livraison souhaités ; * L’enveloppe budgétaire prévue. |

1.2-lancer des appels d’offres et choisir un fournisseur La demande d’achat et le cahier des charges sont transmis au service achats qui lance ses consultations par les appels d’offres auprès des fournisseurs potentiels. Les offres sont analysées et comparées dans un tableau de synthèse qui permet d’optimiser les comparaisons, de mener à bien les négociations et de choisir au final le fournisseur qui propose le produit répondant le mieux aux besoins.
1.3-Passer et suivre la commande La passation de la commande est formalisée par la rédaction de la commande qui rappelle le descriptif du produit et les conditions générales et particulières d’achat, et par l’envoi du bon de commande au fournisseur retenu.
Le suivi de la commande comprend le contrôle de