Ouverture du dossier Pour l’ouverture d’un dossier il y a des procédures à suivre. D’abord, un usager qui se présente au service d’admission doit être inscrit ou admis. Les possibilités sont les suivantes : il est inscrit sur une liste d’attente, il doit subir une chirurgie d’un jour, il est conduit sur l’unité de soins. Les formulaires « Formule de consentement AH-110, Frais d’hospitalisation F3098-1010 » (annexe A), (annexe B) doit être complété avant par l’usager. L’agente administrative à la réception vérifie à l’aide du fichier des usagers, si le patient possède un numéro de dossier. Elle le recherche avec le nom de famille et le sexe de celui-ci. L’usager est déjà venu le même numéro est conservé. Pour un nouveau patient l’attribution est faite automatiquement par le système informatique clinique base CI. Le contrôle de l’attribution des numéros est assumé par le service d’archive médicale. L’agente remplie les champs nom, prénom, numéro d’assurance maladie, son sexe, date naissance, code postal. Les informations complémentaires de l’usager sont demandées par l’agente administrative. Le nom, prénom du père de la mère et si possible du conjoint sont inscrit. Toutes ses informations sont recueillies en cas d’urgence. L’utilisation du logiciel clinique base est requis par l’agente pour la complétion des toutes ses données. Il est important de mentionner que l’ouverture du dossier se fait aussi à l’urgence et à la clinique externe. La même procédure est suivie par l’agente à la réception. Le formulaire AH-280 (urgence et consultation) et la carte de l’hôpital sont imprimés. Généralement, une admission ne se décide pas au bureau d’accueil. La demande doit être étudiée par un comité d’admission. Il peut accepter ou refuser la demande selon que celle-ci soit urgent, semi-urgent, non urgence (élective). L’usager est inscrit sur une liste d’attente jusqu'à la pré-admission. À ce stade, l’attente est récupérée et le formulaire d’abrégé d’admission ̷ sortie