Politique fiscale

Pages: 27 (6607 mots) Publié le: 13 octobre 2012
Chapitre III. Plan d’action : L’analyse et le classement des archives courantes
Introduction:
L'information doit être gérée dans son contexte. Un bon traitement des dossiers commence en conséquence par l'analyse des attributions de l'établissement producteur ainsi que par l'étude de ses compétences, sorte de "cahier de charges" du service.
C'est donc dans un but d'utilisation maximale del'information contenue dans les documents actifs que les organismes se dotent de règles de classement (classement  interne et externe). Ces règles augmentent l'efficacité de gestion administrative en rendant le repérage des dossiers plus rapide et en rationalisant leur entreposage et leur conservation. 

Le classement est l’opération, tant intellectuelle que matérielle, qui aboutit au rangement desarticles sur les rayons des services ou des dépôts d’archives et à la rédaction d’instruments de recherche. L’unité de base du classement est l’unité intellectuelle : le dossier, la pièce. Par exemple une  lettre ou une facture, n'a de sens qu'au sein d'un dossier.
Définitions et objectifs de l'analyse et du classement
1. Définition de l'analyse
L'analyse est:

1. l'opération qui consiste àprésenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents (c’est le titre d’un document ou d’un dossier).

2.  L’analyse signifie encore l’opération par laquelle on exprime le contenu d’un document sous une forme différente de la forme originale, sous forme d’extraits, de résumé, de représentation indexée.

3.L'analyse est l'opération permettant de décrire le contenu d’archives.
*
* 2. Définition du classement
"Le classement et l’analyse constituent deux fonctions importantes de l’archiviste. Ce sont deux opérations menées en même temps. La qualité du classement et l’analyse conditionnent le repérage de l’information, la communication et la diffusion "(1).
On déduit des différentes définitionsque le classement a deux aspects : un aspect intellectuel (un système de classement simple ou cadre de classement) et un aspect matériel (la cotation, le rangement des dossiers sur les rayonnages ou dans les armoires).
Le classement est aussi la mise en ordre des documents à l’intérieur des dossiers et l’organisation des dossiers entre eux (c’est le cadre de classement).

* Les objectifsdu classement :
Le classement a des objectifs principaux, en  l'occurrence,
1. La réduction du temps d’accès aux dossiers,
2.  La réduction des coûts reliés à la conservation des documents
3. L'accélération de la prise de décision, car l'information pertinente sera facilement repérable.

§1. Le classement interne

Les étapes du classement  des archives courantes (des dossiers)
1.1.La première étape: l'analyse du contenu du dossier
Tout d'abord, il faut prendre connaissance du contenu du dossier, définir son sujet. A partir de cette étape d’analyse, il faut attribuer un titre, extraire des mots clés relatifs au contenu du dossier, repérer les dates extrêmes.
Matériellement, il faut changer la chemise ancienne par une nouvelle (chemise cartonnée, etc.) sur laquelle on colleune étiquette d’identification. Les étiquettes contiennent le titre, les mots clés, les dates extrêmes et la cote (si un plan de classement est déjà défini).
Modèle d'étiquette:
Service : |
Bureau : |
Titre : |
Dates extrêmes : |
Cote : |
   Explication de l’étiquette :
* Le service : écrire le nom du service où l’on se trouve.
* Bureau : écrire le nom du bureau.
* Titre :écrire le nom du dossier.
* Dates extrêmes : la date de la première pièce (ou document) produite ou reçue et la date de la dernière pièce produite ou reçue. Exemple : février 1980 - mars 2003.
* Cote : c’est  un symbole  ou un code qui sert à localiser le dossier au sein d’un ensemble de dossier dans un service ou bureau voir ci-dessous: La cotation).
Notons bien ici que ce mode...
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