SOKOA dops
RAPPORT
Mentions obligatoires
Objet + Annexe(s)
Introduction
Rappel de la demande
Annonce du plan
I. Dysfonctionnements constatés dans l’organisation de notre participation au salon UFFICIO de Milan
A. Les dysfonctionnements observés et les causes
Il n’existe aucune procédure formalisée pour l’organisation de la participation aux salons et ceci a des conséquences négatives pour Sokoa. Les tâches ne sont pas réalisées, ou réalisées de façon empirique ou dans l’urgence.
Dysfonctionnements observés
Causes
Retard dans l’envoi des invitations
Réservations tardives (déplacements, hôtels)
Délais de commande des cadeaux publicitaires non pris en compte
Gestion du temps mal maîtrisée (problèmes dans le lancement et dans l’enchaînement des opérations : pas de fiche de procédure)
Réservations tardives (transports…) qui ont engendré un surcoût de 5577 €, soit 74,36 % d’augmentation par rapport au budget prévisionnel
Coût des transferts hôtels-salon en forte augmentation (+ 67,17 %) > (5550-3320)/3320*100
Gestion inefficace des déplacements et des hébergements : aucune règle édictée
Pas de demande de devis aux prestataires
Maîtrise insuffisante des coûts et absence d’une procédure d’achat de prestations.
Trop de cloisonnement dans les services
Information insuffisante du personnel
Absence d’utilisation des outils modernes de communication (Intranet)
Coordination des acteurs insuffisante
Retard d’acheminement des prototypes
Choix tardif des produits à exposer
Vérification et essais insuffisants
Préparation et suivi insuffisant des produits exposés
Trop de documentation
Absence de communication vers certains magazines
Gestion de la communication mal maîtrisée
Difficultés à évaluer les retombées de la participation au salon
Bilan des retombées du salon insuffisant
B. Les conséquences Financières :
Risque de coûts inutiles (ex : documentation) ou