Présentation du service gestion administration

C’est au sein du service gestion administration que j’ai effectué mon stage. Ce service est sous la responsabilité de Jean-Loui

Missions durant mon stage
1 Accueil des stagiaires

Ma principale mission était la gestion des stagiaires
Chaque étudiant effectuant un stage supérieur ou égal à deux mois perçoit une gratification d’un montant de 436,05 euros par mois.
J’étais donc en charge de constituer leur dossier leur permettant de bénéficier de cette gratification.
L’Université fonctionne par un système de bon de commande. Il fallait donc pour chaque stagiaire faire une demande de création d’agent , en joignant son RIB afin qu’il soit intégré dans le logiciel de gestion de l’Université d’Aix-Marseille (SIFAC), puis faire un bon de commande couvrant la durée totale de son stage (cf annexe 3) .

Classement

Une autre de mes missions a été la mise en place d’un nouveau dispositif en matière de classement et archivage des factures et des contrats de travail des personnels partis.
Ce classement est très important car il permet de retrouver facilement les différentes pièces qui seront utilisés pour la justification des contrats.
En effet dans un établissement de recherche pour que les chercheurs puissent continuer leur activité, ils ont pour obligation d’aller chercher des financements extérieurs, autres que ceux obtenu par l’Etat (dotation annuelle du laboratoire 650 000 euros).
Pour se faire, un contrat est établi entre l’unité et le partenaire financeur. En contre partie d’un engagement financier, le laboratoire se doit de produire un récapitulatif des dépenses à la fin du contrat pour prouver l’utilisation des fond en plus d’un rapport scientifique.
De plus, tous les deux ou trois ans, le laboratoire est audité par ses différentes tutelles et doit donc fournir les pièces comptables demandées
Les contrats sont la principale ressource propre du laboratoire car il représente environ 90% du