Avis de convocation
Identification Texte de l’avis de convocation 1. Date 2. Appel 3. Texte de convocation 4. Ordre du jour 5. Salutations Signature Mentions complémentaires

Fiche descriptive
Qui l’écrit? La personne qui a la responsabilité de convoquer un groupe de personnes à une réunion. Les participants à une réunion : des collègues, des membres d’une association, d’un comité ou d’un regroupement de gens ayant des intérêts communs. Pour informer un groupe de personnes des détails d’une prochaine réunion, rencontre, assemblée.

Pour qui?

Pourquoi?

Temps de réalisation Une trentaine de minutes, une fois tous les renseignements recueillis (noms et coordonnées des participants, heure et lieu de la rencontre, buts et ordre du jour de la rencontre, etc.). Longueur 1 page maximum.

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Contenu et structure
Les éléments à inclure dans un avis de convocation s’enchaînent habituellement dans l’ordre suivant : 1. Date de la rédaction de l’avis de convocation (facultatif, selon les normes en vigueur dans l’organisation d’où émane l’avis de convocation); 2. Appel; 3. Texte de convocation; 4. Ordre du jour de la réunion convoquée (facultatif, selon la politique de l’organisation d’où émane l’avis de convocation); 5. Mention des documents utiles pour la réunion (facultatif, selon l’ordre du jour de la réunion); 6. Salutations (facultatif, mais conseillé); 7. Signature de la personne qui organise la rencontre ou de celle qui agit comme secrétaire; 8. Mention(s) complémentaire(s). 1. Date (et lieu, le cas échéant) Pour un avis de convocation externe, comme pour une lettre, on indique le nom de la ville et la date de la rédaction de l’avis de convocation. Pour un avis de convocation interne, on mentionne seulement la date. Si on utilise le courriel, c’est la date de celui-ci qui tient lieu de mention. 2. Appel L’appel varie selon le sexe de l'interlocuteur. Formules courantes : «Monsieur», «Madame», etc. Formules plus familières et non personnalisées :