Manuel de procedure de controle interne

MANUEL DE CONTROLE INTERNE DE L’UCEC-MK (IMF)

1. Introduction

Toute institution de micro finance (IMF), dans l’exercice de ses activités fait face à divers risques qui diffèrent selon la nature institutionnelle de l’IMF, les méthodologies développées et l’environnement dans lequel elle opère. Dans ce contexte, quelque soit leur différence ou origine, ces risques limitentl’extension des activités de l’IMF, l’empêchent de rester compétitive et, dans certains cas, vont la mettre en faillite.

Un contrôle interne performant permet de gérer ces risques en les identifiant et en les réduisant. Ceci permettra à l’IMF de continuer à accroître son activité économique au fil du temps en diversifiant ses produits et en s’étendant géographiquement. Contrôle interne et Gestion desrisques sont donc des notions directement liées.

Comte tenu du fait que les risques auxquels sont confrontés les IMF changent et évoluent au fil du temps avec leur contexte, le contrôle interne requiert sans cesse une redéfinition conséquente des risques ainsi que des solutions appropriées. Etant donné le caractère dynamique du contrôle interne, ce document ne prétend pas proposer des procéduresexhaustives qu’il suffirait d’appliquer ; Il convient donc de mettre à jour périodiquement ce manuel de procédures. Ainsi il permet de situer et de guider l’inspecteur dans son travail si celui-ci le lit attentivement.

2. Définition de la politique du contrôle interne

La définition de la politique du contrôle interne concerne essentiellement :

• Le rôle et la place du contrôleinterne en matière de politique institutionnelle
• la configuration du système de contrôle au niveau de l’ensemble du personnel et de l’ensemble des opérations.
C’est ainsi que le contrôle interne requiert plusieurs niveaux.

2.1. Niveaux de contrôle

Il convient de noter qu’il existe plusieurs niveaux de contrôle mais essentiellement on peut retenir les niveaux suivants:
•L’autocontrôle effectué par les employés ;
• Le contrôle réciproque entre les employés ;
• Le contrôle du supérieur hiérarchique ;
• Le contrôle effectué par les conseils de surveillance ;
• Le contrôle du service inspection ou audit interne ;
• L’audit externe.
D’une manière générale, tous ceux qui sont membres de l’institution, que ça soit de la maison mère (UCEC) ou d’ une entité(CEC ), qu’il s’agisse d’un salarié, d’un élu ou d’un simple membre, chacun en ce qui le concerne est chargé de surveiller son institution contre les risques.

21.1. L’auto contrôle des employés

Chaque employé est tenu de s’assurer que les opérations qu’il effectue suivent les procédures établies et respectent les règlements et les politiques en vigueur.
Après chaque transaction et à la fin dechaque journée, chaque employé doit vérifier si les écritures qu’il a passées sont correctes, si toutes les pièces sont disponibles et classées à l’endroit prévu.
Il s’agit pour chacun de remettre en cause ses actes, de les mesurer comparativement aux normes préétablies de l’institution pour s’inspirer d’abord confiance et ensuite inspirer confiance aux autres.

2.1.2. Le contrôle réciproqueC’est le contrôle de deux employés qui travaillent ensemble et qui se reprochent réciproquement sur les erreurs commises par l’un ou l’autre. Il s’agit pour l’un ou l’autre de s’accepter, de faire un dépassement de soi et de joindre aux siens les dires de l’autre pour en faire une synthèse commune dans le sens de l’avancée du travail.

2.1.3. Le contrôle hiérarchique
Le contrôlehiérarchique désigne la vérification par un supérieur hiérarchique les travaux de ceux qu’il dirige.
Ex : contrôle du DR sur chaque employé (caissier, gérant…) qu’il supervise agents d’opérations, contrôle des membres du CA sur les employés etc. Il s’agit d’une surveillance simple par des techniques appropriées et non faire le « gens d’arme » derrière les gens en contrôlant leur vie...
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