Chapitre 4
Améliorer la structure d’une base de données
Cours complémentaire
Les informations à retenir pour alimenter une base de données
L’assistant(e) est impliqué(e) dans la recherche des informations utiles à l’alimentation des bases de données nécessaires à la gestion courante de la PME. Il/elle contribue à la qualité des fichiers (clients, produits, fournisseurs, salariés…) et doit être capable de proposer les mesures nécessaires à leur amélioration pour les rendre fiables et limiter ainsi les coûts d’exploitation.
I. Définition générale
Le besoin d’information est la nécessité ressentie de combler une déficience constatée d’information, une lacune, un défaut ou une anomalie. Dans le contexte de la PME, le besoin d’information est orienté vers l’action. Le chef d’entreprise exprime un besoin d’information quand, dans une situation professionnelle, il a besoin :
– d’une connaissance dont il ne dispose pas ;
Exemple : risque lié à la solvabilité d’un client
– de la confirmation d’une connaissance dont il dispose ;
Exemple : état d’un stock pour répondre à une commande
– d’une connaissance plus complète que celle dont il dispose.
Exemples : nouveau code NAF, numéro de TVA intracommunautaire des sociétés partenaires
II. Le rôle de l’assistant(e) de gestion dans la recherche d’information
L’intervention de l’assistant(e) se décompose en deux phases.
A. Identifier le besoin d’information
Le rôle de l’assistant(e) de gestion n’est pas seulement de proposer des solutions face aux problèmes rencontrés. Il/elle doit avant tout rechercher les éléments d’information dont la PME a besoin pour fonctionner dans sa gestion courante.
Exemple : de quelles informations clés la PME a-t-elle besoin pour réaliser un mailing efficace ?
B. Rechercher et collecter les informations clés : le critère de la pertinence
L’assistant(e) doit définir rigoureusement le périmètre de sa recherche. Telle information est à retenir car elle est susceptible d’ouvrir une voie, une étape vers la