1) Définition

La grille d'analyse de tâches est un outil permettant à l'auditeur de déceler sans erreur possible les manquements à la séparation des tâches et donc d'y porter remède.

Elle est la photographie à un instant T de la répartition du travail, elle permet également de faire le premier pas dans l'analyse des charges de travail de chacun.

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Pour chaque grande fonction ou chaque processus élémentaire, on peut concevoir une grille qui va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné.

Dans une grille d'analyse, on aura autant de lignes que de tâches, en deuxième colonne la nature de la tâche et pour les colonnes suivantes les personnes concernées.

2) Avantages

Il est extrêmement simple de décrypter une grille d'analyse de tâches, même si elle reste infiniment plus complexe pour les grandes fonctions.

3) Inconvénients

L'inconvénient majeur de cet outil, c'est que les conclusions ne peuvent être tirées qu si les têtes de colonne indiquent clairement des noms de personnes et nom des intitulés de service.

Illustration

Dans une PME le processus de paiement des factures fournisseurs comporte 10 opérations :

1) Réception au service courrier ;

2) Transcription des factures reçues ;

3) Rapprochement facture/bons de commande ;

4) Rapprochement factures/bons de réception ;

5) Vérification de la facture ;

6) Comptabilisation ;

7) Ordonnancement ;

8) Etablissement du chèque ;

9) Signature du chèque ;

10) Envoi du chèque.

Définition

Si la grille d'analyse des taches est statique, le diagramme de circulation est dynamique l'un est la photographie, L'autre le cinéma. Le diagramme de circulation, où flow chart, permet de représenter la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres de responsabilité, d'indiquer leur origine et leur destination et donc de donner line vision complète du