Organiser un déplacement professionnel

Le voyage professionnel est considéré comme l’un des moyens les plus efficaces de la prospection export. Malgré le développement des moyens de communication rapides et performants, la rencontre avec les partenaires demeure indispensable. Le voyage d’affaires représente un investissement dont le coût est élevé, c’est pourquoi il est nécessaire de préparer les déplacements de manière rigoureuse afin d’éviter les frais inutiles. Une bonne préparation conditionne le succès de la mission : le rôle de l’assistant(e) est alors essentiel.

I. Identifier les contraintes
L’assistant(e) doit récapituler précisément les impératifs à respecter pour le déplacement :
• les dates de départ et de retour ;
• les rendez-vous à prendre ;
• les préférences en matière de transport, d’hébergement ;
• les contraintes administratives [passeport, visa(s), vaccination(s)] ;
• la liste du matériel à emporter (plaquettes, cartes de visite, ordinateur…) ;
• le budget.

II. Recenser et préparer les tâches à effectuer
• Établir la liste des tâches à effectuer dans l’ordre de priorité.
• Se procurer la documentation nécessaire au déplacement en consultant les sites Internet adaptés.
• Réfléchir aux meilleurs itinéraires, dresser des tableaux comparatifs des moyens de transport et des hébergements, vérifier la situation géographique de l’hôtel choisi.
• Rassembler la documentation relative au pays et les informations annexes qui pourraient agrémenter le voyage (activités culturelles) ou les compléter (expositions, salons).

III. Effectuer les tâches
• Réserver les moyens de transport, l’hébergement.
• Préparer un récapitulatif du voyage avec les données précises relatives aux déplacements et à l’hébergement (horaires, numéro de vol, compagnie aérienne, adresse et téléphone de l’hôtel, décalage horaire).
• Préparer la mallette de voyage (plaquettes, cartes de visite, ordinateur…).
IV. Procéder aux dernières vérifications
• Vérifier