Preparation et gestion dossiers

419 mots 2 pages

La préparation et la gestion de dossiers

Un moyen d’organisation de l’information permanente : le fichier.
C’est un ensemble de fiches (fichier manuel) ou d’articles (fichier informatique).
Toutes ces fiches ou tous ces articles :
-sont de même nature (exemples : fiches salarié, fiches produit) ;
- ont la même composition (ainsi les fiches salarié : nom, numéro de sécurité sociale, adresse …) ;
- ont la même structure (l’ordre des éléments les composant est le même, les emplacements réservés à chaque élément sont de même longueur).

A ► STRUCTURE D’UN FICHIER

Le fichier est une succession d’articles :

■ fichier manuel

■ fichier informatique

|Nom du salarié N° de sécurité sociale Adresse | |Nom du salarié N° de sécurité sociale Adresse |
|Article 1 | |Article 2 |

Un article est une succession de rubriques.

Une rubrique est un ensemble de mots indissociables du traitement (exemple : rubrique
Adresse = 18, rue Ernest-Renan).

B ► Typologie et opérations

1 – Les deux types de fichiers

( Les fichiers permanents. Ils contiennent des informations stables, réutilisables à chaque traitement (exemple : fichiers clients, fournisseurs, produits …).

( Les fichiers mouvements. Ils contiennent des informations temporaires qui ne seront utilisées qu’une seule fois et pourront servir à la mise à jour de fichiers permanents (exemple : fichier journalier « commandes », « factures », « stock »).

2 – Les opérations sur fichiers

Les opérations réalisées sur un fichier (mise à jour, fusion, séparation, éclatement, tri, copie de sauvegardes) ont pour objectifs : - d’agir sur l’organisation des articles ; - d’agir sur les informations contenues.

C ► Les fichiers manuels

| |TYPE DE FICHES

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