BTS TC – Gestion de projet
FICHE OUTIL
La conception d’un courrier

Quelque soit la nature de la correspondance que vous allez avoir à créer :

Invitation à une manifestation commerciale :
Salons,
Foire,
Expositions,
Journées portes ouvertes,
Lettre d’accompagnement d’une documentation commerciale,
Lettre d’informations,
Etc.,

Elle comporte toujours les rubriques suivantes :

1. ENTETE
2. CORPS
3. PIED DE PAGE

Plus ou moins développées selon les cas rencontrés.

1. – L’entête

Elle comporte systématiquement les informations suivantes (de façon plus ou moins détaillées suivant les cas rencontrés) :

Les coordonnées de l’émetteur (celui qui rédige le courrier : vous serez très fréquemment amené à utiliser un papier à entête de l’entreprise),
Les coordonnées du destinataire (celui à qui j’adresse le courrier),
Le lieu et la date de création,
Les références (initiales de ceux qui sont à l’origine de la création du document
L’objet du courrier (les raisons qui motivent cet envoi),
Le descriptif des pièces jointes (s’il y en a).

2. – Le corps du courrier

Il comprend plusieurs paragraphes

Un paragraphe introductif qui permet : de se présenter, de présenter l’objet de l’envoi, l’entreprise et ses diverses activités, une nouvelle activité, une participation rééditée à une manifestation commerciale,
...,
Un ou plusieurs paragraphes expliquant :
Les motivations, les raisons qui motivent l’envoi,
Le choix de l’entreprise, du secteur ou des secteurs d’activité visés,
...,
Un paragraphe dans lequel on peut éventuellement trouver une date butoir, une demande de RDV,
Un paragraphe pour la prise de congés et la formule de politesse.

3. – Le pied de page

Qui comporte :

La fonction, le nom et la signature de l’émetteur ou du rédacteur du courrier,
Un post-scriptum éventuel.