CHAPITRE 17 : L'ARCHIVAGE

1/ Le terme archives a trois acceptions. Il désigne :

les documents qu'on crée dans le cadre de son activité et qu'on conserve pour pouvoir s'y reporter un jour, notamment à des fins de preuve ; les services et institutions qui les collectent, les classent, les conservent et les communiquent ; les locaux où ils sont conservés.

Les archives publiques sont les archives produites par les pouvoirs publics et par les organismes chargés d'une mission de service public (établissements publics, organismes consulaires, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, officiers ministériels). Le régime de communication des archives publiques, c'est-à-dire le délai à partir duquel elles peuvent être consultées, est fixé par la loi.

En France, elles sont conservées par les Archives nationales, les Archives diplomatiques, le Service historique de la Défense et le Centre des archives économiques et financières1 pour ce qui concerne l'État, et par les Archives régionales, départementales et municipales pour les collectivités territoriales. Les archives publiques en France sont dites « imprescriptibles », c'est-à-dire que la personne publique propriétaire ne peut pas en être dépossédée même si elle fait preuve de négligence.

2/ Les documents sont archiver et classer dans une étude notarial de la manière suivante :
Il y a la solution du rayonnage fixes sur places mais ils seront destinés qu au dossier en cours.
Puis il y a la conservation des dossiers des actes sur clé usb par exemple pour éviter que les dossier ne s'évapore lors d'un feu au sein de l 'étude.
Puis il faut mettre en place un système de repérage par couleur pour retrouver les documents plus rapidement..Il existe aussi aujourd'hui directement des logiciel de classements.
Pour finir la documentation juridique se fait encore sur support papier mais aujourd'hui il existe des logiciel qui sont mis en ligne et adaptée en temps réel à l'évolution de la