Procedures agence de voyages

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  • Publié le : 25 mars 2011
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I- Le Département FIT

1/ La Demande :
La réception de la demande est faite soit par : téléphone, fax,
e-mail ou par le client directement.
Les phases suivies sont les suivantes :
- Ouverturede dossier
- Lancement des réservations suivant la demande :
- hôtels, restaurants, transport…
- Procéder à la cotation
Note : Cette procédure est valable pour les destinations locales etétrangères.

2/ Le Suivi du dossier :
Après réception des différentes réponses de la part des hôtels et autres prestataires, l’agent traitant informe le client des différentes confirmations.
Si le prixdonné n’est pas valable, il faudra essayer de négocier avec les fournisseurs pour pouvoir ainsi satisfaire la clientèle.
Une fois le client donne son OK pour la réservation, l’agent responsable dudossier prépare la facture en lui attribuant un numéro et le voucher qui sont remis au client avec accusé de réception.
3- Facturation :
La facture proforma doit être établie une fois le dossier estconfirmé.
Une copie du proforma doit être envoyé au client pour confirmation finale et facturation le jour même de la confirmation.
• Les factures doivent porter une numérotation désignant la naturedu service, une référence comportant éventuellement un N° de bon de commande.
• Chaque facture doit être explicitée le service rendu (Hôtellerie, restauration, transfert)
• émise en 05exemplaires. Trois pour le client, un pour la comptabilité et un à garder dans le dossier. Ces différents exemplaires doivent être signés par la direction, l’agent traitant le dossier et le Comptable.
• Encas de modification, les avoirs sont établis. Exceptionnellement la facture pourra être refaite dans le cas où elle n’est pas comptabilisée. Afin d’éviter d’avoir à refaire les factures, l’élaborationd’une facture proforma est nécessaire jusqu’à la décision définitive du client sur le programme ce qui engendre l’établissement de la facture finale.
• La conversion en devises des cotations...
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