Communication

1362 mots 6 pages

Cours complémentaire
Le filtrage

L’abondance de messages et de contacts peut parfois nuire au fonctionnement d’une entité. C’est la raison pour laquelle, outre ses multiples fonctions, l’assistant(e) doit en permanence être l’interface entre le chef d’entreprise et les sources d’interférence.

I. Qu’entend-on par filtrage ?

Filtrer consiste à ne retenir que les communications utiles au manager, ce qui suppose de faire barrière aux informations identifiées comme « dérangeantes » pour le manager. L’assistant(e) doit savoir filtrer l’accès au manager, lui éviter les désagréments inutiles et le décharger de nombreux problèmes matériels.

II. Pourquoi filtrer ?

Le temps de travail des collaborateurs est précieux.

De nombreuses demandes (prises de rendez-vous, problèmes divers, entretiens, réclamations, transfert d’appels aux personnes compétentes…) peuvent être gérées par l’assistant(e).

Les collaborateurs ne peuvent pas être sans cesse dérangés pour des raisons futiles. Si l’assistant(e) filtre bien toutes les situations et décharge le manager de nombreux problèmes quotidiens, celui-ci pourra se consacrer utilement aux demandes stratégiques.

L’assistant(e) a donc pour mission de traiter les demandes qui dérangent inutilement le manager : appels téléphoniques ou visiteurs inopportuns, réception de documents dont la lecture peut faire perdre du temps aux collaborateurs, etc.

III. Les conditions d’un filtrage efficace

A. La complémentarité entre le manager et son assistant(e)

Il semble indispensable que le dirigeant définisse son propre mode de fonctionnement et le fasse connaître à ses collaborateurs.

Exemple : il souhaite se ménager du temps tous les soirs, après 18 h, pour la signature du courrier sans être dérangé.
Le management étant l’art de faire faire, le dirigeant doit impliquer les autres et déléguer.

Le rôle de l’assistant(e) est primordial en termes de gestion du temps et d’organisation du travail. C’est

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