Contexte managérial :

La société est présente dans le monde entier, elle compte près de 25 sites en France. Cette présence fait que les salariés voyagent beaucoup afin de rencontrer leurs collaborateurs.

Pour ce faire, les salariés doivent remplir une feuille « Ordre de mission » qui permet la réservation du moyen de transport et de l’hôtel si leur déplacement dure plusieurs jours.

Contexte organisationnel :

La réservation de train et d’hôtel se fait grâce au logiciel nommé « Ulysse » qui se trouve sur l’Intranet de l’entreprise. Les assistantes de chaque département reçoivent les besoins des salariés et les saisies dans le logiciel. Une fois les informations saisies, cet « ordre de missions » est transmis à la société « American Express » qui prend en charge la recherche d’hôtel disponible et répondant à nos attentes, la réservation des billets de train. Lorsque la réservation est effectuée, la société American Express nous confirme cette réservation avec les billets électronique ou les références, ainsi que la synthèse de notre demande.
Quand il y a une modification à faire, nous devons passer normalement, par American Express, mais lorsque nous sommes gagnés par le temps nous devons contacter directement l’hôtel concerné pour la réservation.
Contexte relationnel
• Composantes de la communication
Acteurs :
Mr V., directeur du département « Ingénierie système et procédés chimiques ».
Annabelle ALMEIDA, assistante du département et alternante.
Mme B. assistante de Mr V.
L’accueil de l’hôtel, situé sur Paris.
Relation entre les acteurs :
Mr. V est le manager direct de l’assistante, alternante. Il est le manager de 3 assistantes. Il a un style de management déléguatif avec ses collaborateurs.
L’hôtel situé sur Paris à l’habitude d’accueillir Mr V. et à un très bon relationnel avec notre entreprise.
Canal :
Communication orale, face à face puis téléphonique.
Lieu :
Mon bureau
Temps :
10 minutes
• Enjeux
Mr V. souhaite modifier sa date