Bureau des fonds de tiers  www.unine.ch/fdt  032 718 10 70

Pr 1.1 PROCEDURE : GESTION D’UNE CAISSE 1. OBJET La procédure décrit toutes les démarches liées à la gestion d’une caisse rattachée à un projet défini par un numéro d’OTP et dûment approvisionné. 2. DOMAINE D’APPLICATION La procédure concerne l’ouverture, la gestion, le suivi et le contrôle d’une caisse dans le cadre d’un fonds défini par un numéro d’OTP. Les dépenses autorisées sont les suivantes: – Paiement des petites fournitures, dépenses de bureau, frais d’affranchissement – Apéritifs, pique-niques consommés sur place dans le respect des procédures liées aux frais de réception (selon le guide pratique de remboursement de frais) – Frais d’essence et petit frais de déplacement – Paiement d’achat divers au comptant – Encaissement lors de la vente de matériel Remarque : Les remboursements de frais de déplacement, de réception et d’autres frais aux membres du personnel sont effectués par virement bancaire ou postal si le montant est supérieur à la somme de CHF 100.-- avec les formulaires d’usage (notes de frais).

3.

DEROULEMENT 3.1 Demande d’ouverture Le responsable du projet demande l’ouverture d’une caisse en établissant un courriel à l’attention du responsable du bureau des fonds de tiers. i 3.2 Principes généraux
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Un livre de caisse avec contrôle du solde doit être tenu mensuellement (voir formulaire: Livre de caisse). Les mouvements de caisse mensuels ainsi que les justificatifs doivent parvenir au BFDT avant le 8 de chaque mois. Chaque dépense doit être légitimée par un justificatif original. Chaque dépense professionnelle doit respecter les directives en vigueur à l’Université. Le transfert de fonds entre une caisse liée à n° d’OTP et une caisse du budget Etat (gérée par le BCG) est strictement interdit. Seule une caisse par institut ou service sera ouverte, si nécessaire. Le BFDT à l’obligation de venir vérifier physiquement l’état de la caisse durant l’année civile sans