Contexte managérial :

Spécialiste mondial de la gestion de l’énergie, créé depuis plus de 174 ans et présent dans plus de 100 pays, Schneider Electric offre des solutions intégrées pour de nombreux segments de marchés. Le Groupe bénéficie d’ne position de leader sur ceux de l’énergie et des infrastructures, des processus industriels, des automatismes du bâtiment, des centres de données et réseaux ainsi que d’une large présence dans les applications du résidentiel. Mobilisés pour rendre l’énergie sûre, fiable et efficace, ses plus de 100 000 collaborateurs s’engagent auprès des individus et des organisations afin de les aider à tirer le meilleur de leur énergie.

Sous la responsabilité de l’Assistante de notre équipe, je dois réaliser plusieurs missions, parmi lesquelles, accueillir des employés Schneider Electric étrangers en visite.
Dans le cas présenté, nous attendons la visite de deux Indiens, travaillant chez Schneider Electric, prévue prochainement. Ma mission est donc de réaliser quelques démarches administratives afin de les accueillir au mieux.

Contexte organisationnel :
Pour accueillir des étrangers nous avons certaines procédures en fonction du pays d’origine afin que nos visiteurs puissent obtenir un visa. Pour l’Inde les visiteurs doivent donner au consulat une lettre d’invitation qui doit être rédigée en français (pour le consulat concerné en France) et en anglais (pour le voyageur étranger), par l’entreprise accueillant le visiteur, c’est une pièce justificative primordiale quant à la procédure de l’accord du visa. Je rédige ces deux courriers à l’aide de la photocopie de leur passeport. Je consulte aussi Lotus Notes pour avoir la durée du séjour ainsi que les dates et les informations relatives au voyage.
J’utilise aussi le téléphone pour échanger avec mes interlocuteurs. • Forme de la communication,
Informelle, orale via les medias d’information e-mail et téléphone.

• Techniques et outils de communication utilisés
Utilisation de