LA COMMUNICATION

FICHE METHODE
THEME DE LA SEANCE : Les documents de communication interne

Au sein d'une entreprise, les messages adressés à une personne, à un service, à une catégorie de personnel, voire à l'ensemble du personnel, le sont sous forme de documents appelés "notes". Ce type de document, généralement court, remplace donc la lettre quand l'émetteur et le destinataire du message appartiennent à une même collectivité de travail.

Il existe deux grandes catégories de notes, ayant chacune un objectif différent : les notes de service et les notes d'information.

1 - LA REDACTION DE LA NOTE DE SERVICE

La note de service est un document écrit interne à l'entreprise dont le but est de transmettre un ordre à un ou plusieurs destinataires qui devront exécuter l'action demandée.

Elle est toujours émise par un supérieur hiérarchique qui adresse ce message à ses subordonnés. Elle circule donc toujours dans le sens descendant.

Les notes de service, qui ont un caractère obligatoire, doivent donc être conservées et classées et comporter impérativement un certain nombre de mentions.

2 - LA REDACTION DE LA NOTE D'INFORMATION

La note d'information est un document écrit interne à l'entreprise qui se borne à transmettre une information (sans que celle-ci implique un ordre à exécuter).

Elle peut donc être émise par n'importe quel salarié d'une entreprise, que ce soit par un subordonné qui peut (ou doit) informer son supérieur hiérarchique, par un collègue qui veut informer un autre collègue.

Elle circule donc dans différents sens : ascendant ou latéral (exceptionnellement descendant).

Sa rédaction doit être exacte, objective, précise mais succincte.

Après utilisation dans l'élaboration d'autres documents plus officiels (procès-verbaux, rapports, etc), les notes d'information peuvent le plus souvent être détruites.

3 - LA PRESENTATION D'UNE NOTE

La présentation